rovare un nuovo collaboratore è solo il primo passo
Quando una ASD individua un nuovo istruttore, allenatore o collaboratore sportivo, la parte più importante della selezione sembra essere conclusa.
In realtà è proprio in quel momento che inizia un'altra fase, meno visibile ma altrettanto importante: verificare che la persona individuata abbia i requisiti e la documentazione necessari per iniziare l'attività.
Nella gestione quotidiana delle associazioni sportive capita ancora di iniziare una collaborazione e occuparsi della documentazione soltanto successivamente.
È una prassi che può creare problemi, soprattutto quando mancano qualifiche, documenti o informazioni necessarie per completare correttamente il rapporto.
Una buona organizzazione dovrebbe prevedere invece una verifica preliminare.
Quali documenti dovrebbe verificare una ASD?
Non esiste una cartellina identica per ogni collaboratore.
La documentazione necessaria può cambiare in funzione del ruolo, della disciplina praticata, della tipologia di collaborazione e dell'eventuale presenza di minori.
Ci sono però alcuni elementi che una ASD dovrebbe considerare nella propria procedura di inserimento.
Tra questi rientrano, a seconda dei casi, i dati anagrafici e fiscali del collaboratore, la documentazione relativa al rapporto di collaborazione, le qualifiche tecniche e il tesseramento, oltre agli eventuali documenti specificamente richiesti dalla natura dell'attività.
L'obiettivo non dovrebbe essere raccogliere documenti "a prescindere", ma sapere esattamente quali servono per quella specifica collaborazione.
Qualifica e tesserino tecnico: il primo controllo da fare
Il primo aspetto da verificare riguarda la preparazione tecnica del collaboratore.
In funzione della disciplina e dell'Organismo Sportivo di riferimento, possono essere previste specifiche qualifiche o requisiti per svolgere determinate attività.
Per questo motivo è importante verificare il percorso formativo dichiarato dal candidato e, quando previsto, la presenza del relativo tesserino tecnico.
Non si tratta di una semplice formalità.
Per una ASD significa conoscere meglio le competenze della persona che entrerà a far parte dello staff e poter verificare che la sua preparazione sia coerente con l'attività che dovrà svolgere.
Se il collaboratore lavora con minori, entra in gioco anche il certificato antipedofilia
Questo è uno degli aspetti che una ASD che lavora con bambini e ragazzi non dovrebbe trascurare.
Il cosiddetto certificato antipedofilia è il certificato penale del casellario giudiziale richiesto dal datore di lavoro ai sensi dell'articolo 25-bis del D.P.R. 313/2002.
La normativa prevede la richiesta quando si intende impiegare una persona in attività professionali o attività volontarie organizzate che comportino contatti diretti e regolari con minori, allo scopo di verificare l'eventuale presenza delle specifiche condanne o delle misure interdittive previste dalla legge.
Nel mondo sportivo il tema assume particolare rilevanza, perché molte ASD e SSD organizzano corsi e attività rivolte proprio a bambini e ragazzi.
È quindi importante che l'associazione verifichi, prima dell'inizio della collaborazione, se ricorrono le condizioni previste dalla normativa.
Un aspetto importante è che la richiesta del certificato è effettuata dal soggetto che impiega il collaboratore, non è semplicemente un documento che il tecnico deve procurarsi autonomamente. Le Procure della Repubblica precisano inoltre che la disciplina riguarda anche le attività volontarie organizzate quando comportano contatti diretti e regolari con minori.
Il certificato non deve essere richiesto indistintamente a chiunque lavori all'interno di una ASD: la necessità va valutata in relazione alla specifica attività e al rapporto instaurato.
Dati anagrafici e fiscali: la base della collaborazione
Prima di formalizzare il rapporto, la società deve naturalmente disporre dei dati necessari per identificare correttamente il collaboratore e gestire gli aspetti amministrativi della collaborazione.
A seconda della tipologia di rapporto possono essere necessari dati anagrafici, codice fiscale, coordinate per il pagamento, eventuali informazioni fiscali e la documentazione necessaria alla corretta gestione del rapporto.
Non è quindi sufficiente avere il nome e il numero di telefono dell'istruttore.
La segreteria dovrebbe avere una procedura precisa per raccogliere le informazioni necessarie, evitando di doverle recuperare successivamente.
La documentazione relativa alla collaborazione viene prima dell'inizio dell'attività
Un altro passaggio fondamentale riguarda la formalizzazione del rapporto.
Prima che il collaboratore inizi concretamente la propria attività, l'associazione dovrebbe aver definito correttamente la tipologia del rapporto e predisposto la documentazione necessaria, anche con il supporto del consulente del lavoro o del professionista che segue l'ASD.
Questo aspetto è particolarmente importante dopo l'introduzione della Riforma dello Sport, che ha modificato il quadro dei rapporti di lavoro sportivo e degli adempimenti collegati.
La procedura corretta può cambiare a seconda della situazione concreta.
Per questo motivo non è consigliabile utilizzare un unico modello indistintamente per tutti i collaboratori.
Anche la privacy fa parte della corretta gestione
Quando una ASD raccoglie documenti personali e professionali di un collaboratore, entra inevitabilmente in gioco anche la gestione dei dati personali.
Documenti di identità, informazioni fiscali, qualifiche e altri dati devono essere trattati secondo la normativa sulla protezione dei dati personali e conservati con modalità adeguate.
Particolare attenzione dovrebbe essere prestata anche alla documentazione relativa ai controlli sul casellario giudiziale, evitando archivi improvvisati o accessi non necessari.
La digitalizzazione è utile, ma deve essere accompagnata da una corretta gestione degli accessi e della sicurezza dei dati.
Una procedura interna può evitare molti problemi
A questo punto emerge un elemento importante: la documentazione del collaboratore non dovrebbe essere gestita ogni volta in maniera diversa.
Una ASD può predisporre una propria procedura interna che consenta alla segreteria di verificare, prima dell'inizio dell'attività:
ruolo e mansioni del collaboratore;
qualifica tecnica e relativo tesseramento, quando previsto;
documentazione anagrafica e fiscale necessaria;
formalizzazione del rapporto;
eventuale necessità del certificato del casellario per attività con minori;
eventuali ulteriori documenti richiesti dalla specifica attività.
Una procedura di questo tipo non serve a creare altra burocrazia.
Serve a evitare che la burocrazia venga gestita in modo disordinato.
Un fascicolo digitale può semplificare il lavoro della segreteria
Le associazioni che collaborano con numerosi tecnici si trovano spesso a gestire una quantità significativa di informazioni.
Avere un fascicolo digitale organizzato per ogni collaboratore permette di recuperare più facilmente qualifiche, documentazione e informazioni utili, senza dover cercare ogni volta tra email, messaggi e cartelle differenti.
L'obiettivo non è creare più burocrazia.
È esattamente il contrario: organizzare una volta le informazioni per non doverle ricercare continuamente.
Anche il tecnico dovrebbe avere la propria documentazione aggiornata
La responsabilità di una corretta gestione non ricade soltanto sulla società.
Anche il collaboratore dovrebbe mantenere aggiornate le proprie qualifiche, comunicare eventuali variazioni e mettere a disposizione dell'associazione la documentazione richiesta nei tempi necessari.
Per un tecnico, avere un profilo professionale ordinato può inoltre rappresentare un vantaggio quando decide di proporsi a nuove realtà sportive.
Qualifiche, esperienze e formazione diventano infatti parte integrante della propria identità professionale.
La digitalizzazione può rendere più semplice l'incontro tra ASD e tecnici
È proprio in questo passaggio che strumenti digitali come COCOSPORT possono assumere un ruolo interessante.
La piattaforma permette ai tecnici di costruire un profilo professionale nel quale valorizzare competenze, qualifiche e documentazione sportiva, mentre le ASD e le SSD possono cercare collaboratori in base alle proprie esigenze.
In questo modo la fase di ricerca e quella di valutazione possono essere maggiormente organizzate.
Per il tecnico significa poter presentare il proprio percorso professionale in modo strutturato.
Per l'associazione significa avere maggiori informazioni a disposizione quando deve valutare un possibile collaboratore.
La documentazione non sostituisce la valutazione della persona
Un curriculum completo e una documentazione in ordine sono importanti, ma non sono sufficienti per scegliere un collaboratore.
Nel lavoro sportivo contano anche esperienza, capacità relazionali, affidabilità e capacità di lavorare con gli atleti.
La documentazione serve a verificare ciò che può essere verificato.
Il resto emerge durante il confronto con la persona e, nel tempo, attraverso il lavoro sul campo.
Una buona selezione deve quindi considerare entrambi gli aspetti.
In conclusione
L'ingresso di un nuovo collaboratore sportivo non dovrebbe essere considerato concluso nel momento in cui viene raggiunto un accordo.
La selezione è soltanto il primo passaggio.
Verificare qualifiche e tesseramento tecnico, raccogliere la documentazione necessaria, valutare gli eventuali adempimenti legati al lavoro con minori, gestire correttamente i dati personali e formalizzare il rapporto permette alla ASD o SSD di costruire uno staff più ordinato e una gestione più efficiente.
Non esiste una cartellina uguale per ogni collaboratore: gli adempimenti possono cambiare in base al ruolo, alla disciplina e alla tipologia di rapporto. Preferiamo comunque lasciarti un FAC SIMILE che puoi scaricare gratuitamente ed, in caso, riadattare in base alle proprie esigenze (scarica il documento da qui).
Il principio, però, rimane semplice: prima di iniziare una collaborazione, è meglio sapere esattamente chi entra nella propria organizzazione e avere già tutto ciò che serve per gestirla correttamente.